Tras la formación del nuevo Gobierno de España, se reactiva la maquinaria regulatoria, centrando la gran mayoría de ellas respect de la aprobación del Real Decreto que complementa la Ley Crea y Crece.
Estas nuevas normas de índole principalmente tributaria, incluye la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica como método predeterminado en las transacciones entre empresas y autónomos, siempre y cuando tanto el proveedor como el cliente tengan sede en España.
Con esto, se inicia un conteo regresivo y empresas de todos los tamaños y sectores deberán examinar sus procesos para asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normativa.
Atendiendo al desarrollo normativo, entre las disposiciones de esta normativa se incluye una nueva medida: a partir del 1 de julio de 2025, las empresas cuyos ingresos anuales sean inferiores a 6 millones de euros deberán enviar y registrar sus facturas a Hacienda de manera instantánea.
Además, se ha anunciado otra novedad: Hacienda impondrá a los autónomos la obligación de incluir un código QR en sus facturas. Esta iniciativa tiene como objetivo mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales y simplificar el control por parte de las autoridades fiscales dado que dicho código QR contendrá información detallada sobre la factura, lo que permitirá una verificación más ágil y eficiente por parte de Hacienda, situación que llena de gozo a todos los contribuyentes, como no puede ser de otra forma.
Atendiendo a lo anterior, a continuación, se proporciona un análisis detallado de todas estas medidas.
-La obligatoriedad de la factura electrónica.
La obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en España no es un concepto nuevo, ya que está respaldada por la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Esta normativa inicialmente promovió el uso de la factura electrónica para las empresas que realizaban transacciones con entidades públicas. Posteriormente, la Ley 25/2013, del 27 de diciembre, amplió esta obligación a todas las operaciones entre empresas y el sector público que superen los 5.000 euros, aunque este límite puede variar según la administración correspondiente.
El 28 de septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, con el propósito de fomentar la creación de nuevas empresas y facilitar el desarrollo de las pymes. En su artículo 12, esta ley establece:
“Todas las empresas y autónomos están obligados a emitir y enviar facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Esta disposición amplía la obligación de utilizar facturas electrónicas a todo el ámbito del sector privado. Sin embargo, es importante destacar que esta obligación no se aplica a las facturas dirigidas a consumidores finales o usuarios finales, es decir, que no sean considerados empresas, empresarios o profesionales.
-Objetivos de la obligación de factura electrónica.
La inclusión de la factura electrónica como obligatoria es una de las medidas clave de la Ley Crea y Crece, diseñada para abordar la morosidad comercial y promover la transición digital en España.
Concretamente y atendiendo a lo establecido en la ley, estos son los objetivos de implementar la factura electrónica:
- Combatir la morosidad al simplificar el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago.
- Reducir los costos asociados a las transacciones comerciales para las pymes.
- Impulsar la adopción de tecnologías digitales en las empresas, especialmente en las pymes.
- Promover el uso de medios electrónicos para las transacciones mercantiles.
- Reforzar el control para prevenir el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
- Facilitar la presentación de autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al contarcon los datos de las facturas electrónicas, podrá simplificar el proceso de presentación de modelos fiscales para autónomos y pymes.
-Plazos para la implementación de la factura electrónica.
La obligatoriedad de la factura electrónica no entra en vigor de inmediato. Se establece un período transitorio para que los autónomos puedan adaptarse. Este plazo comenzará a contar a partir de la aprobación del reglamento específico para la factura electrónica, el cual aún está pendiente.
El 28 de septiembre de 2022 se publicó en el BOE la Ley 18/2022. El 7 de marzo de 2023, el reglamento específico para la factura electrónica salió a consulta pública. Una vez aprobado, se iniciará el período para la adaptación y la emisión de facturas electrónicas.
El plazo dependerá de la facturación de la empresa:
Plazo para empresas que facturen más de 8 millones:
Las empresas que registren una facturación anual superior a los 8 millones de euros dispondrán de un plazo de un año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para implementarla de manera obligatoria en todas sus transacciones comerciales.
Se estima que el reglamento específico será aprobado hacia finales de 2023 o principios de 2024, lo que significa que las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para completar la transición hacia el uso exclusivo de la facturación electrónica.
Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones:
En el caso de las empresas y autónomos cuya facturación anual sea inferior a los 8 millones de euros, los plazos son más amplios ya que dispondrán de un período de dos años después de la entrada en vigor del reglamento específico de la factura electrónica para comenzar a emitir facturas en este formato.
Recientemente, el Ministerio de Economía ha realizado una actualización de las fechas y ha anunciado la extensión del plazo por un año adicional, lo que significa que tendrán un total de tres años desde la entrada en vigor del reglamento para que los autónomos se adapten por completo a esta obligación. Además, deberán informar en tiempo real sobre el estado de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba a principios de 2024, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber implementado la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025 o incluso principios de 2026. No obstante, será hasta finales de 2026 o incluso principios de 2027 cuando los autónomos también deban informar sobre el estado de sus facturas.
Esta responsabilidad recaerá en todos los autónomos que reciban una factura electrónica y deberán enviar cierta información, como la aceptación o el rechazo de la factura y la fecha en que se haya realizado el pago completo o parcial, en un plazo máximo de cuatro días a sus proveedores.
La obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica también afectará a los autónomos que utilicen el software público de Hacienda. Sin embargo, en este caso, no tendrán que informar a sus proveedores, sino directamente a la Agencia Tributaria.
-Requisitos legales de la factura electrónica.
Dentro de la Ley Crea y Crece se establecen una serie de requisitos legales para la factura electrónica obligatoria, los cuales deben ser cumplidos por todas las empresas y profesionales autónomos y entre los que se encuentran:
- Emitir todas las facturas en formato electrónico.
- Utilizar programas de facturación autorizados por la AEAT o software certificado.
- Incluir en las facturas electrónicas un código identificativo alfanumérico y un código QR.
- Incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
- Cumplir con los requisitos establecidos en el reglamento de facturación. Para mayor claridad sobre estos requisitos, se puede consultar un artículo sobre los datos obligatorios de una factura.
- Facilitar el acceso digital a la factura, permitiendo su lectura, descarga, copia e impresión de forma gratuita por parte de los clientes. Este acceso debe estar disponible durante al menos 4 años.
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación mediante los programas de facturación utilizados.
-Funcionamiento del sistema de factura electrónica.
Con el fin de alcanzar dos objetivos clave, se incorporó la obligación de adoptar un sistema de facturación electrónica dentro de la Ley Crea y Crece. Por un lado, se busca obtener una representación precisa de cuándo y cómo se realizan los pagos en las operaciones B2B, y por otro lado, se pretende impulsar la digitalización de los procesos en las empresas y avanzar en la transformación de la economía.
Por consiguiente, esta obligación, tras el período de consulta al que ha sido sometida, ha dado lugar a la creación de dos subsistemas de facturación electrónica (uno público y otro privado).
En el subsistema privado, la factura emitida debe estar en un formato aceptado y contener la firma electrónica avanzada del responsable. El funcionamiento de este sistema implica que tanto el cliente como el proveedor pueden acordar la sintaxis más conveniente para la emisión de la factura, seleccionando entre las opciones establecidas en el Reglamento.
Es importante destacar que la factura electrónica también debe ser remitida a la solución pública desarrollada por la Agencia Tributaria.
En el contexto del subsistema público, durante una fase posterior a la consulta de marzo, surgió la necesidad de desarrollar un sistema gratuito que permitiera a las empresas más pequeñas y a los autónomos cumplir con la obligación de emitir facturas electrónicas de acuerdo con la nueva normativa. Ante este requerimiento, y después de desechar la participación del Ministerio debido a limitaciones de capacidad, se solicitó la colaboración de la Agencia Tributaria para la creación de un subsistema público de facturación electrónica, aprovechando sus capacidades informáticas.
En consecuencia, la Agencia Estatal de Administración Tributaria asumió el compromiso de desarrollar la solución pública, que además actuará como la opción por defecto en ausencia de acuerdo entre emisores y destinatarios de facturas. En este contexto, se eligió FacturaE como la sintaxis de facturación. Este subsistema público servirá como el repositorio central de todas las facturas a nivel estatal.
-El Kit Digital y la facturación electrónica.
Con el propósito de modernizar el entramado empresarial en España, el Gobierno ha introducido recientemente el Bono Kit Digital, un programa de subvenciones diseñado para respaldar financieramente a las pymes en su proceso de digitalización. Este bono será fundamental para facilitar la transición hacia la obligatoriedad de la factura electrónica.
Dentro de los criterios de evaluación del Bono Kit Digital se encuentra la adopción de la factura electrónica, la cual se utiliza como indicador de la madurez digital de las empresas y para calcular el monto de la subvención. Aquellos profesionales que lo requieran y cumplan con los requisitos establecidos podrán acceder a estas subvenciones para financiar su transición hacia la factura electrónica.
-Posibles sanciones por no implementar la facturación obligatoria.
Todas las empresas están obligadas a cumplir con la emisión de facturas electrónicas y a cumplir con los requisitos legales correspondientes. Aquellas que no cumplan con esta obligación podrían enfrentarse a sanciones que van desde apercibimientos hasta multas de hasta 10.000 euros.
Conclusiones:
Atendiendo a la deriva fiscalizadora y controladora tanto del Gobierno español como de los diferentes Organismos Reguladores de la Unión Europea, todo hace indicar que la facturación electrónica llega para quedarse, tras varios intentos infructuosos de implantación de la misma.
En este sentido, desde Cirineo Abogados y Asesores Tributarios os mantendremos al tanto de cualquier novedad al respecto de esta nueva forma de relacionarse con la Agencia Estatal de la Administración Tributaria así como ofreceremos las diferentes soluciones informáticas para el correcto cumplimiento de la normativa, con objeto de evitar posibles sanciones o contingencias fiscales derivas del incumplimiento de la misma.
Por todo ello, estamos en contacto con nuestro proveedor informático en lo relativo a asuntos contables y fiscales para poder ofrecer una solución informática que pudiera cubrir el cumplimiento de esta nueva obligación normativa.
A pesar de todo lo indicado hasta el momento, habrá que estar atento al desarrollo de la presente legislatura y a las posibles modificaciones que pudiera sufrir la facturación electrónica.
Como siempre, esperamos que los comentarios vertidos en el presente documento resulten de interés así como quedamos a vuestra entera disposición para comentar o aclarar el contenido del mismo.
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